Die räumliche Bindung des Büros an einen Unternehmensstandort ist in vielen Branchen und Berufen überholt. Immer mehr Arbeitnehmer und Freelancer installieren ihren Arbeitsplatz zuhause. Wenn es für dich eine Herausforderung ist, die Motivation und Effizienz im Homeoffice permanent hochzuhalten, bist du damit nicht allein. Doch mit ein paar Tricks, den richtigen Tools und Methoden, schaffst du es, deine Produktivität im Büro daheim zu gewährleisten.
Schaffe Struktur beim Arbeiten von zu Hause
Daheim lauern viele Ablenkungen. Statt zu arbeiten könntest du Wäsche waschen oder endlich mal wieder die Fenster putzen. Der Gang zum Kühlschrank oder zur Kaffeemaschine wiederholt sich ständig. Deine Kinder oder deine Mitbewohner, dazu zählen auch Haustiere, wollen etwas von dir oder dein Nachbar muss mal wieder direkt vor deinem Fenster den Rasen mähen.
Da fällt es nicht leicht, sich zu konzentrieren. Um den Fokus zu behalten gibt es ein paar Regeln, die du dir selber aufstellen kannst. Damit bringst du Struktur in deinen Alltag im Büro daheim.
Besorge dir schnelle Technik für dein Homeoffice
Arbeitest du daheim auf deinem alten Computer, kann es sein dass du bei verschiedenen Prozessen auf dessen Reaktion warten musst. Diese Pausen sind lästig und verstärken den Hang, anderes zu tun als zu arbeiten. Achte also beim Einrichten deines Homeoffice darauf, dass du eine gute Internetverbindung sowie moderne Geräte hast, um Ladezeiten beim Speichern oder beim Download von Dokumenten kurz zu halten.
Plane deine Tage im Büro zuhause
Es ist keiner da, der dich sieht. Das bewegt dich vielleicht dazu, im Schlafanzug deine E-Mails zu prüfen. Doch eigentlich bist du noch gar nicht einsatzbereit. Das ist das Gegenteil von einem Start in einen strukturierten Tag. Stelle den Wecker wenn möglich immer zur gleichen Zeit. Führe ein Morgenritual wie Yoga, spazieren gehen oder Zeitung lesen ein. Halte dich an feste Essenszeiten und lege Pausen fest. Nimm dir täglich ein paar Stunden bewusst frei.
Das Gute am Homeoffic ist, dass du die Arbeitseinheiten nach deinen Bedürfnissen planen kannst. Bist du zum Beispiel eher ein Morgenmensch, starte früh in den Tag. Setze dir fixe Bürozeiten und halte dich daran.
Pausen sind wichtig für die Selbstmotivation
Unser Körper ist darauf ausgelegt, dass wir uns bewegen und unser Gehirn will auf verschiedene Arten stimuliert werden, damit es produktiv bleibt. Nutze also regelmässige Pausen, um dich zu bewegen, frische Luft zu schnappen und deine Augen zu entspannen. Hier ein paar Vorschläge, wie du deine kleinen Auszeiten gestalten kannst:
Gönne dir etwas Abwechslung vom Blick aufs Display, also weg mit dem Handy. Körperliche Aktivitäten erfrischen dich, steigern deine Konzentrationsfähigkeit und damit deine Selbstmotivation.
Schalte Ablenkungen im Büro daheim aus
Richte dir einen festen Arbeitsplatz zuhause ein. Dieser sollte hell sein, idealerweise mit Tür und möglichst ruhig. Neben dem geeigneten Ort können dir die folgenden Tipps helfen, Ablenkung auszuschalten:
- Schliesse die Tür zu deinem Homeoffice oder schaffe dir durch eine Trennwand räumlichen Abstand zur möglichen Ablenkung.
- Setz dir Kopfhörer auf mit Sound, um Geräusche zu übertönen, dich zu fokussieren mit Konzentrationsmusik oder ohne Ton, um Lärm zu reduzieren.
- Stelle dein Handy auf lautlos oder deaktiviere Mobile Daten sowie das Internet, falls du es nicht beruflich nutzt.
- Lasse dich nicht ablenken durch Social Media. Fang am besten gar nicht erst an oder lege dir Zeiträume für die Nutzung fest.
- Öffne nur Programme auf deinem Computer und Fenster in deinem Browser, die du für deinen aktuellen Task benötigst.
Falls du Kinder hast, lege auch mit ihnen gewisse Regeln fest, soweit das geht. Die Kleinen sollten wissen, wann die Zeit ist für eine Forschungsreise in der selbstgebauten Höhle und wann du dich mit ihnen beschäftigen kannst.
Methoden zur Steigerung deiner Motivation und Effizienz im Homeoffice
Selbstmanagement. Das ist ein Begriff, mit dem sich wahrscheinlich vor allem Selbständigerwerbende beschäftigen. Doch auch für Angestellte, die im Homeoffice arbeiten, stellt die eigene Organisation ein wichtiges Thema dar. Für das Arbeiten von zuhause gibt es deshalb viele professionellen Apps, Vorgehensweisen und Tutorials.
Übersicht dank Task-Liste
Schaffe Ordnung in deinem Kopf, wenn du an vieles gleichzeitig denkst. Es hilft, alle anstehenden Tasks aufzuschreiben. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Setze Prioritäten: dringend, wichtig, nicht dringend, nicht wichtig
- Teile nach Prioritäten ein: Tages-, Wochen- und Monatsplanung
- Aktualisierung der Task-Liste: Täglich nach getaner Arbeit
Es kann sein, dass du nicht alle geplanten Aufgaben schaffst. Sei dir darüber bewusst, dass du dir zu viel vorgenommen hast. Das passiert vielen und ist ganz normal. Lasse diese Erfahrung bei der nächsten Planung mit einfliessen.
Offline Planungs-Tools in deinem Homeoffice
Vielleicht magst du eine handschriftliche To-Do Liste auf Papier. Das ist okay. Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Statt eines Schreibblocks, lege dir ein Planungsbuch zu mit leeren Seiten, das du nur für diesen Zweck verwendest. Streiche, was erledigt ist und schreibe Dinge neu auf, die noch nicht getan sind.
Ein weitere analoge Methode ist das agile Projektmanagement mit Post-It Zetteln. Dabei identifizierst du die Hauptphasen deines Workloads und teilst ihn auf in beispielsweise To-Do, im Prozess, zu Bestätigen und Erledigt. Notiere diese Phasen in einer Tabelle auf einem Flipchart oder auf selbstklebender Präsentationsfolie. Nun schreibst du alle deine Aufgaben auf verschieden farbigen Post-It´s und verteilst sie unter den Rubriken. Diese kannst du nun flexibel bewegen und abarbeiten.
Applikationen für die Aufgabenplanung
Der Vorteil einer Online-Planung ist, dass du sie von überall abrufen kannst und mit dem iphone oder dem MacBook immer dabei hast. Organisiere dich zum Beispiel mit dem iCloud Kalender, indem du deine Aufgaben dort notierst. Auch mit den Erinnerungen lässt sich gut arbeiten. Oder nutze Apps, die für das Aufgabenmanagement konzipiert wurden wie zum Beispiel:
Es gibt noch viele weitere Tools. Am besten probierst du verschiedene aus und findest das, was dich am meisten überzeugt.
Gutes Zeitmanagement im Büro zuhause
Setze dir kurze Ziele, um gewissen Tasks innerhalb einer vorgegebenen Zeit fertigzustellen. Verabrede dich zum Beispiel zu einem Call um zehn Uhr und nimm dir vor, bis dahin eine gewisse Aufgabe fertiggestellt zu haben. Oder schreibe dir auf, wie viel Zeit du für einzelne Aufgaben gebraucht hast, damit du dich selber überprüfen kannst. Mache immer nur eine Sache auf einmal. Und wenn du etwas erledigt hast, nimm dir einen Moment, um Pause zu machen.
Produktiv im Homeoffice durch Coaching, Webinare und Tutorials
Jeder hat mal einen Durchhänger. Wenn dir das öfters passiert, sprich mit Kollegen oder Bekannten darüber. Vielleicht geht es ihnen genauso und sie haben gute Tipps für dich. Oder hole dir Inspiration aus dem Netz. Das Angebot an Live-Coachings, Webinaren und Tutorials für Motivation und Effizienz im Homeoffice ist vielseitig.
Sei dein eigener Boss
Das Homeoffice hat viele Vorteile. Führe dir diese immer wieder vor Augen. Da es schwer ist für Unternehmen, über eine Distanz aktiv an der Mitarbeitermotivation zu arbeiten, liegt es an dir, diesen Teil zu übernehmen. Gewöhne dir also etwas Disziplin an und nutze die Freiheiten, die du dafür bekommst. Lass dir etwas Zeit, um deinen eigenen Rhythmus zu finden. Um Tipps aus erster Hand zu erhalten, nimm jetzt an einem unserer kostenlosen Modern Workplace Webinaren teil.
