Die Digitalisierung hat sich bereits in vielen Unternehmen von KMU bis Konzern etabliert. Es kommt keiner darum herum. Der Begriff an sich bedeutet lediglich, dass analoge Tätigkeiten digital zur Verfügung stehen. Digitale Transformation hingegen will eine grundsätzliche Prozessoptimierung in einem Betrieb durch den Einsatz moderner Medien erreichen. Dies bedeutet also weit mehr als ein papierloses Büro. Denn aktuelle Software-Lösungen können markantes Einsparpotenzial bergen, noch zufriedenere Kunden hervorbringen und für mehr Effizienz sorgen. Wer die digitale Transformation richtig angeht, kann sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.
Change Management als Muss für die digitale Transformation
Ein Blick in den Garten der Konkurrenz zeigt ein neues und absolut kundenfreundliches Online-Tool. Daraus kann Druck entstehen, weil man mithalten muss. Doch Hektik führt selten zu richtig guten Ergebnissen. Veränderung ist ein Prozess. Change Management umfasst diesen vom Ausgangs- bis hin zum Zielzustand.
1. Schritt: Selbstanalyse steht am Anfang der digitalen Strategie
Die Selbstanalyse identifiziert alle Aktivitäten und Bereiche des Unternehmens, die sich digital transformieren lassen. Dabei werden alle Inhouse-Prozesse durchleuchtet. Möglicherweise bergen bereits bestehende digitale Abläufe grosses Potenzial, um sie durch eine Transformation noch effizienter zu gestalten. Bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten beispielsweise, wäre zu prüfen, ob bestehende Systeme miteinander verknüpft werden können. Als weiteres Beispiel wäre ausserdem zu untersuchen, ob die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden einwandfrei und effizient abläuft. Wenn es immer wieder zu Lücken in der Kommunikation kommt, könnte der Einsatz von neuen Technologien hier eventuell Erleichterung bringen.
2. Schritt: neue Art von Kundenbindung dank digitalem Wandel
User Experience, Customer Journey, Benutzerfreundlichkeit – das alles sind Kernthemen mit bedeutendem Potenzial für den Unternehmenserfolg. Jedes Element der bestehenden Kundenbeziehungen sollte einzeln betrachtet und auf sein Potenzial geprüft werden. Auch hier ist ein gutes Change Management gefragt, denn Veränderungen sind nicht immer erwünscht. Doch wenn sie hilfreich sind und bei der Zielgruppe Bedürfnisse decken, dann können sie überzeugen. Eventuell lohnt es sich, einen Experten für digitale Transformation hinzuzuziehen. Ein Blick von ausserhalb oder fundiertes technisches Know-how kann den entscheidenden Funken in diesem Bereich zünden. Dabei können sogar ganz neue Arten der Kundengewinnung und -bindung entstehen.
3. Schritt: die Rolle der Mitarbeitenden im Veränderungsprozess
Ein möglichst früher Einbezug der Mitarbeitenden sollte angestrebt und gleichzeitig genau abgewogen werden. Digitale Transformation kann Stellen neu modellieren oder sie fallen sogar weg. Falls dies der Veränderungsprozess fordert, sollten bereits Lösungen vorliegen, damit das Management betroffene Angestellte neu platzieren kann. Zudem stehen für allfällige Fragen bereits positive Antworten bereit. Es ist essentiell, dass die gesamte Belegschaft die digitale Transformation mitträgt. Das Unternehmen könnte sich zudem für Homeoffice ausrüsten und so den Mitarbeitenden weitere Vorteile darlegen. Weiter sollten alle Teams funktionsübergreifend miteinander arbeiten können. Leadership ist zudem gefragt, was ein Vorleben der Veränderung von der gesamten Geschäftsleitung erfordert.
4. Schritt: Budgetierung, ROI und Ressourcenplanung
Verschiedene Marktanalysen haben ergeben, dass weniger als 15 Prozent der Unternehmen ihren Erfolg der digitalen Transformation in Zahlen messen. Der Return on Investment (ROI) sollte also bereits bei der Planung von Massnahmen berücksichtigt werden. Analysen während des Veränderungsprozesses geben Aufschluss darüber, ob eine Idee funktioniert oder nicht. Fixe finanzielle Vorgaben machen deshalb oft keinen Sinn. Mit einem rollenden Budget kann sofort reagiert werden. Entweder läuft die Investition weiter oder es erfolgt eine Kursänderung. Auch die Mitarbeitenden kommen hier wieder ins Spiel. Externe Ressourcen können den Inhouse-Workload erleichtern und bringen zusätzliches Know-how in den Betrieb.
5. Schritt: ein IT-Partner erleichtert die digitale Transformation
Vielleicht verlangen die neuen Prozesse eine Modernisierung der gesamten IT eines Unternehmens. Dies klingt nach kostenintensiven Folgen. Doch mit aktuellen Finanzierungsmodellen fallen nicht zwingend hohe Investitionen an. Geräte können gemietet oder geleast werden. Eine gute Beratung und der Zugang zu bereits bestehenden digitalen Lösungen können einiges an Ressourcen sparen. Denn es ist die Arbeitszeit, die am meisten kostet. Daher kann durch aktuelle Software gespart werden, da diese mehr Effizienz zulässt. Und Kunden schätzen bequeme Prozesse. Schlussendlich übernehmen Geräte, Websites und Applikationen die analogen oder die bereits wieder veralteten digitalen Prozesse. Es wird Zeit, die IT in den Fokus zu rücken.
Digitale Transformation mit IT as a Service von DQ Solutions
Der richtige Partner an der Seite kann während des Change Management in Sachen IT wertvolle Inputs liefern. Zudem schlägt er die passende Software vor und kann gewisse Services direkt übernehmen. DQ Solutions reagiert mit Mac at Work und weiteren B2B-Angeboten auf die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt. Das Gesamtpaket zur Unterstützung der Transformationsprozesse heisst IT as a Service.
